お客さまの過払い金調査や、取り戻しなどの債務整理事業を行なう司法書士法人中央事務所。事業規模拡大に伴い、DX Suite をクラウド環境での利用からオンプレミス環境AI inside Cube での利用へ切り替えた理由を伺いました。

皆さまの業務内容を教えてください。

山下さま：弊所ではお客さまの過払い金調査や、返済計画を一緒に考え生活再建に繋げる債務整理事業を行なっています。その中で私は司法書士として債務整理事業の部門全体の管理をしています。
野中さま：私は司法書士として債権調査課に所属し、貸金業者から取り寄せた資料をまとめたり、過払い金の計算をしています。
伊藤さま：私は野中先生と同じく債権調査課に所属しており、補助者として課長を努めています。主に書類のデータ化業務改善を担当しています。

AI-OCRの検討背景を教えてください。

過払い金調査で使用する取引履歴（お客さまと業者との間で発生した貸借の履歴）の入力業務で、従来のOCRサービスを利用していましたが、精度の低さや処理速度が遅いため、入力業務専門の社員を採用して手入力で対応していました。1円でも間違えると結果が変わる可能性があるため、採用と教育に時間がかかり、教育担当者はメインの業務に注力できていませんでした。
この課題を解決するために、当社の代表から最新鋭のものを取り入れてみようと提案があり、探していたところAI-OCRを知りました。

当初、クラウド版のDX Suite をご採用いただいた理由を教えてください。

社内に開発専門の担当者がいないことや試験運用をしたかったことから、システムの構築が必要なオンプレミスサービスや、導入にかかる初期費用が高いサービスは導入できませんでした。DX Suite はその懸念点をクリアにし、何百種類とある書類の仕分けができること、現場で扱いやすいことが採用の決め手となりました。

どのようにDX Suite をご利用いただいているのかを教えてください。

郵送やFAXで届く書類をそのままDX Suite に入れて、Elastic Sorter（https://dx-suite.com/functions/#elastic-sorter）で仕分けをしてからOCRでデータ化します。ダウンロードしたCSVをExcelに変換して社内で作成したマクロで自動計算し、読み取り結果との整合性を確認します。その後、基幹システムが自動でそのデータを取り込めるようになっています。

導入後の効果を教えてください。

入力業務専門の社員の採用と教育にかかるコストと時間が格段に減りました。タイピングの精度や速さ、業務の適合性を見極めることが難しく、採用後の教育期間も取引履歴の見方を完璧に理解してもらうまでに半年ほどかかります。
今では、教えることはDX Suite の操作方法だけでいいので2週間で済んでいます。教育担当者が本来の業務に注力できるようになっただけではなく、属人化を防ぎ、欠勤が出た場合でも生産量に変わりはないため業務も安定しています。

500種類のフォーマットがある取引履歴は、1日約7,500枚〜9,000枚発生し、以前は20名で入力と確認を行なっていました。今では業務量が約20%削減され、入力業務をしていた社員は、システムでは処理ができないイレギュラー対応や、データの確認業務をしています。入力の負担がなくなったことで、精神的に楽になったと聞いています。

オンプレミス版「AI inside Cube」へ切り替えたきっかけを教えてください。

「AI inside Cube」はDX Suite の機能がインストールされたオンプレミス製品ですが、紹介してもらったタイミングで切り替えました。この1年の間で事業規模が拡大し業務量が一気に増えたので、クラウド製品とほぼ同様の機能で膨大な書類のデータ化が一定額で可能であることが魅力的だったのがきっかけです。切り替えて日が浅いのでまだはっきりとした効果はわかりませんが、コストダウンに繋がったと思います。

DX Suite やAI inside Cube を実際に使って感じたことを教えてください。

取引履歴は活字が9割5分ですが、FAXになると文字のにじみやかすみがあるため、精度の心配をしていましたが全く問題ありませんでした。
また、Elastic Sorter はとても便利です。業者から届く書類はデータ化する必要のない送付状や表紙がセットになっているため、書類が届いたら人が仕分けることなくそのまま入れられるところが良いですね。DX Suite は、操作方法がとても簡単で、特定の人ではなく誰でも使えるというところが魅力だと思います。

AI inside Cube に関して言えば、電源を入れてインターネットに繋ぐだけで利用できるため、開発知識と費用がかかるというオンプレミスのイメージが変わりました。サーバーとは思えないスタイリッシュなデザインは私たちだけではなく部署内でとても高評価です。普段はサーバールームに入れているため見えないところにあるのですが、職務室に置いてもおしゃれになると思います。

導入後の、社内の皆さまの反応を教えてください。

週に1回社内で行われる、業務進捗の会議で報告をしました。どんなことができるの？と興味津々で質問してくれるので、AI-OCRとは何かということから説明をしました。
債権調査課ではDX Suite を操作している担当者を見て「自分もやってみたい」という声があがっています。

今後の活用展望を教えてください。

書類をデータ化する実績がすでにあるので、経費精算で必要な領収書の読み取りなど社内の経理業務で使いたいと思っています。AI inside Cube にも非定型に対応するMuti Form（https://dx-suite.com/functions/#multi-form）の機能がリリースされるとのことなので、挑戦してみたいです。

今後、AI inside に期待することがあれば教えてください。

非定型帳票の種類が増えてほしいです。現在読み取りに利用している取引履歴にも、きれいな表になっていないものがあるので、Multi Form で使えたらいいなと思います。

また、文字検索ができるようになったらいいですね。裁判や訴訟になった場合、過去の凡例をキーワードから検索できたらさらなる業務効率化へ繋がると思います。