事務服や作業服などを製造する生産工場を国内4箇所に有し、「確かなものづくり」にこだわるユニフォームメーカーのセロリー株式会社。返品伝票の手入力に時間と手間がかかっており、業務の効率化を実現するためAI-OCR「DX Suite」を導入。その効果と今後の展望を伺いました。

1966年創業の老舗ユニフォームメーカーであるセロリー株式会社

ーー 貴社の事業概要をお聞かせください。

弊社は、繊維の町として知られる岡山県倉敷市は児島に業務用ユニフォームの商品企画・製造・販売を行うメーカーとして1966年に創業しました。清掃業や飲食業、介護、スポーツジムなどのユニフォームの商品も展開していますが、女性用のオフィスユニフォームが主力となっています。高度成長の時代に女性の社会進出が進む中で、事務職を中心に女性用のオフィスユニフォームの需要が高まりました。そうした需要にお応えする形で弊社も成長してきたという歴史があります。また、最近では新型コロナウイルスの感染拡大を受けて、抗菌・消臭・抗ウイルスの繊維素材を使用した制服をリリースしました。

年間約20〜30万件発生する返品業務が課題

ーー これまで社内業務のデジタル化はどのように進められてきたのでしょうか。

弊社を含め、ユニフォームメーカー業界はまだまだアナログであるため、そもそもデジタル化はあまり進んでいません。ただ、3年ほど前から「業務効率化」や「DX」という言葉をよく聞くようになり、社内の経営陣からもデジタル化に関する話は出ていました。そうした流れで営業や営業事務の仕事を見ていると、人の手で行なう業務が多いと感じ、自分たちがもっと楽になるためにも、何か良い方法がないかと解決策を探し始めました。

ーー 貴社が認識していた課題を教えてください。

最も課題だと感じていたのは、商品の返品業務です。実際に着てみたら想定よりもサイズが小さい／大きい、身体に合わないとの理由で日常的に返品が発生することは、ユニフォームメーカーにとっては珍しいことではありません。年間約20〜30万件ほどの返品業務が発生しています。キャンセルされた商品と一緒に紙の返品伝票が送られてくるのですが、その伝票の手入力と処理業務が現場の負担でした。返品伝票の入力業務で、全国に13名いる営業事務1人あたり1日1時間は費やされていたのです。また、締日の直前にはまとめて伝票が送られてくることもあるため、そこで残業が発生することもありました。

手書き文字の読取精度が導入の決め手

ーー AI-OCRを知ったきっかけをお聞かせください。

初めてAI-OCRを知ったのは展示会です。最初にお話を伺ったのはDX Suite ではなく他社の製品で、その時はあまり魅力を感じませんでした。帳票を読ませ、データ化されるまで60秒もかかるため実用的ではないと感じたのです。その後、ユニフォームメーカー業界の中でも業務効率化が話題となり、AI-OCRが取り上げられました。調べていくうちに競合他社でDX Suite が導入されていたことを知り、弊社でもDX Suite を含めたAI-OCRの比較検討を行なうことになりました。

ーー トライアルではどのような要素を重視して比較検討されたのでしょうか。

手書き文字の読取精度です。弊社にはFAXで伝票が届くのですが、そのうち80％は手書き文字です。他社のAI-OCRと比較検討し、トライアルで実際に手書き文字の伝票を読み取ったところ、読取精度が高かったDX Suite を導入することに決定しました。

Webセミナーの活用で担当者一人で導入が可能

ーー 導入後、帳票設定はどのように行なわれましたか。

DX Suite の設定は私が行なったのですが、初めてのAI-OCRということもあり、最初は少し難しかったです。しかし、AI inside の担当の方に直接レクチャーをしていただいたり、Webセミナーで学ぶ中で次第に慣れていきました。また、メールで質問をすれば、次の日には必ず返事がくるので安心でした。その結果、データ加工といった出力するデータの設定までも自分でできるようになりましたね。岡山の本社でまず設定を進めたのですが、現在は全国の拠点でDX Suite の導入が完了しています。

ーー DX Suite の活用はどのような業務フローの中で行なわれているのでしょうか。

まず、お客様から返品された商品とFAXで送られてきた伝票が手元に届きます。確認して問題がなければ、チェックした伝票をアシスタントが受け取ります。以前は、アシスタントはその伝票を確認し、お客様の締め日に合わせ、まとめて手入力していました。現在ではスキャナーで読み取り、社内システムの中にPDF形式で保管し、データ化したいときにDX Suite を活用しています。出力されたデータは、これまでも使用していた社内の基幹システムに自動で入る仕組みになっています。

返品業務にかかる時間が75%削減！

ーー DX Suite 導入後の成果をお聞かせください。

これまでの手入力と比較し、返品にかかっていた時間は75%削減されました。処理時間の削減だけでなく、今までは決められたタイミングでしか処理できなかったものが、余裕のあるときにいつでも処理できるようになったことも、現場や経営陣からは高評価です。繁忙期でも、返品作業による残業は発生しなくなりました。また、返品伝票の業務以外の紙資料にも活用しています。ユニフォームの採寸結果を集計した紙資料が先方から送られてくることもあるのですが、こちらのデータ化にもDX Suite を導入しました。年間で数千人～数万人分の採寸データを手入力してきましたので、大幅に業務が改善されたと感じています。現場からも「これもDX Suite で読み取りましょう」といった提案も出てくるようになり、デジタル化に対して積極的になったと感じています。

「いかに楽に働くことができるか」を考え続ける

ーー 今後の展望をお聞かせください。

就業人口の減少やコロナ禍で在宅勤務が一般的になり、オフィスユニフォームの需要もこれまで通りではなくなる可能性があります。事務服だけでなく、介護や清掃、飲食と言ったユニフォームの事業も、今後は成長させていきたいです。顧客の範囲が広くなれば、対応しなければならないお客様の数も増えますので、より現場ではデジタルによる業務効率化が求められるでしょう。「いかに楽に働くことができるか」という考えからDX Suite の導入はスタートしましたが、この考えは今後も変えずに取り組みをしていきたいですね。