多様化する医療ニーズに応えるために、技術の進化と新たな製品の開発に挑戦し続けているアルケア株式会社。未だ残る紙帳票をデジタル化すべく、DX Suite を採用。"導入を成功に導くトライアル、AI-OCR Success Program"を終えた心境と、本利用へ移行した経緯を伺いました。

はじめに御社の事業内容について教えてください。

医療機器の開発、製造と販売を行なっている会社です。医療機器の中でも患者さまが使う消耗品を中心に取り扱っており、国内だけではなく中国や東アジアなど、一部海外でも事業を展開しています。

AI-OCRを導入した背景を教えてください。

お客さまからFAXで注文用紙が届くことが多く、それをいかに減らしていけるかが課題でした。お客さまにFAXではなくデータでもらえないかお願いをしていたのですが、さまざまな事情があり一部FAXが残り続けているというのが現状です。

4〜5年前にAI機能を搭載してないOCRは検討していたのですが、マスに収まるように書かないといけない、文字をきれいに書かないと読めない、独自のフォーマットが使えないなどの問題があったので断念しました。

解決策を見つけるために去年展示会に行き、そこでAIを搭載したOCRがあることを知りもう一度チャレンジしてみようと思ったことがきっかけです。

Success Programを終えた感想を教えてください。

サポート面が充実していたことがとても印象的でした。返信も早くアドバイスも的確なため、1ヶ月という限られた時間の中で問題解決が早いことは大変助かりました。例えば、罫線が文字として認識されてしまうことを相談したら、罫線の読飛ばしの方法を教えてくれて、試してみたらきれいに文字だけが認識されるようになりました。自分たちだけでは解決できなかったことだと思います。また、汎用的に使える製品で、設定を変えたらすぐに問題解決に繋がるのも良かったですね。

正直に言うと、トライアルで20万円は高いと思っていましたが、読取精度の高さ、充実したサポート面、帳票設定や機能がそのまま本利用でも使えることから、1ヶ月終えてみると高いと感じることはなくなりました。

Success Programを行う上で工夫したことを教えてください。

帳票のフォーマットを一部修正しました。人が見てもわからないくらい小さな文字はAI-OCRでも読取ることができないことがわかったので、読取りやすいように文字を大きく書けるような項目欄にしました。

本利用に移行することを前提としており、実運用に耐えられるようなかたちで検証をする必要があったため、2〜3ヶ月分のFAX用紙を2,000枚ほど読込ませていましたね。

Success Programへのご要望を教えてください。

1ヶ月ではなく、もう少し時間が欲しかったです。イメージはできていたのですが、実際に操作してみないとわからないこともありました。使い始めてから、この機能があるならここに使えるね、と知ることもあったので、事前にわかっていればよかったです。

Success Programから本利用へ移行した決め手を教えてください。

読取精度の高さが決め手でした。注文書は絶対に間違えてはいけない書類なので、正確さを何よりも重視していました。そこが満たせたところが本当によかったと思います。

Success Programを通じ、より機能を知った状態で本利用できたこともよかったです。本利用に移行する前提で始めたこともあり、切り分ける感覚もなく、同じ内容でそのまま使い続けるだけ、という手軽さがありました。

今後の活用展望を教えてください。

FAXの注文用紙の検証がメインでしたが、ちょうど同時期に展示会やセミナーの企画をしている豊嶋さんからも展示会アンケートのデータ化について相談を受けたので、合わせて検証をしていました。

紙で残っているものをデジタル化し、情報を活用することや業務効率化するという目的が一緒であれば、横展開できると思っています。どこにどう使えるかを他部署に提案していきたいので、一緒に考えてくれるサポートを是非お願いしたいです。

今後AI inside に期待することやご要望があれば教えてください。

「〃」など、同じという意味で使用する文字がある場合、自動で同じ文言を入れてくれたらいいですね。
展示会などのアンケートに名刺が貼られていることがあり、その名刺の内容をデータ化できたらいいなと思います。
あとは紙だけじゃなく、画像やホワイトボードに書かれているものもデータ化させられたらいいですね。議事録作成の手間も省けるので、打ち合わせの効率化に繋がると思います。

今でも充分助かっていますが、今以上に便利な機能ができることを楽しみにしています。