主力製品のリサイクルトナーを始め、お客様のオフィスの課題に向き合うケイティケイ株式会社。業務効率化とデジタル化をさらに推進するため、AI-OCR「DX Suite」を導入し、注文書、納品書、請求書のデータ化を行ない、入力業務を効率化。その経緯と効果を伺いました。

リサイクルトナーから始まり、オフィスのミライに向き合うケイティケイ株式会社

ーー 事業内容をお聞かせください。

山本さま：1971年創業、今年で50年目を迎えた弊社では、ビジョンとして「Change the office mirai」を新たに掲げました。これは働く環境の未来をお客様と共に考え、変えていくというもので、当社の主力製品であるリサイクルトナーだけでなく、ITを含めたさまざまなソリューションでお客様の働く環境に貢献していきたいという思いが込められています。当社には、全国の約12,000社の法人のお客様がいらっしゃいます。業種は製造業、卸売業、小売業、サービス業、医療機関や金融機関など多種多様で、あらゆる業種の企業様とお取引させていただいています。

長期的な視点でスタートした社内のデジタル化

ーー 貴社のデジタル化はどのように進められたのでしょうか。

山本さま：2017年頃から、ワークライフバランスの推進に注力しており、働き方改革が叫ばれる中で、これまで多かった残業削減など、働きやすい環境の整備を進めました。その一環として、ITを活用した業務改善に力を入れることになりました。グループウェアの刷新からスタートし、営業担当へスマートフォンの配布、名刺管理ツールやワークフロー、ウェブ給与明細の導入などペーパーレスも含めたデジタル化を進めていきました。

ーー DX Suite 導入前はどのような課題があったのでしょうか。

高須さま：当社のお客様にはまだまだデジタル化されていない企業様も多く、FAXや紙で帳票が届きます。入力に時間がかかっていたことはもちろんですが、処理されたそれらの帳票については本社の保管室で1年間保管し、その後は溶解工場で破棄されます。この保管コストや廃棄コストも、紙帳票ゆえの課題でした。実際に届く枚数は、注文書の場合、本社のコールセンターだけで1日に約200件あります。その他の拠点では、平均して約30件の紙の帳票が届いている計算です。納品書については日によって変動はありますが、1日5〜80枚届いています。

帳票を読み取った後のデータ加工が後続システムへの連携を簡単に

ーー 他社ツールとは比較検討されたのでしょうか。

山本さま：2019年頃から課題を感じる中でさまざまなOCRソフトを検討してきましたが、どれも決定打に欠けていました。当初はできるだけコストをおさえ安価なツールを試験的に導入してみたのですが、期待した効果は得られませんでした。他にも「AIを搭載しています」「手書きに対応しています」という言葉が並んだツールも試したのですが、読取精度があまり高くない印象でした。特に、汚れやすい複写式の納品書は読取精度がかなり低かったのです。

ーー DX Suite を導入されたきっかけをお聞かせください。

山本さま：ツール選定をしていた頃、同じ悩みを抱えていた企業様からDX Suite をご紹介いただきました。その際に、株式会社東名ヒューズさんにご提案いただいて導入を進めていくこととなりました。サンプルの帳票を実際に用意し、どのくらいの精度で読み取れるのか、デモンストレーションしていただきました。

ーー DX Suite 導入の決め手をお聞かせください。

菅井さま：理由は3つあります。1つ目は、読取精度が他社ツールと比較して圧倒的に高かったこと。2つ目は、利用ユーザ数や帳票の設定数が無制限であったこと。3つ目は、帳票を読み取った後のデータ加工が可能であることです。他社ツールの場合、ただテキストを読み取ってCSVに出力して終わりであることがほとんどで、CSVに出力する前にデータを加工するには別料金がかかってしまうパターンもありました。DX Suite であれば、例えば読み取り後に特定の文字を抜いてからCSVをダウンロードするようなこともできます。それによって、その後のデータ処理も楽になっていますね。

運用を最短距離で軌道に乗せる秘訣はサポートサイト

ーー DX Suite の導入はどのように進められたのでしょうか。

菅井さま：帳票設定は主に私が担当しました。一番設定の数が多かった納品書は、お取引が多い順で9社分の設定を行ないました。サポートサイトがとても充実していたため、帳票設定の例もたくさんあり、問い合わせの返事もすぐしてもらえる体制だったので安心でした。そのおかげで、通常業務と並行しながら、2ヶ月くらいで運用を軌道に乗せることができています。

ーー DX Suite 導入後のフローを教えてください。

高須さま：FAXで届く注文書は、複合機により画像ファイルとして保存されます。この画像ファイルをまとめて、DX Suite にアップロードし、テキスト化されたデータをCSVで出力します。その後、社内開発のツールで自動的に基幹システムに登録されるように設定しています。DX Suite では簡単な読取チェックを行ない、基幹システム上で最終確認を行なっています。納品書は、紙帳票を画像化し、DX Suite にアップロードしています。その後の処理は注文書同様です。請求書は、基幹システムの買掛金額とお客様からの請求金額が一致しているかを確認することを目的にDX Suite を活用しています。データ化の流れは納品書と同様です。

月90時間の削減効果！柔軟な働き方も実現

ーー DX Suite の導入でどのような成果がありましたか。

菅井さま：最も削減効果が出たのは納品書の処理ですね。以前は1社につき毎日20〜30分も処理に時間がかかっていたのですが、今では数分で終わるようになりました。月に換算すると1社で毎月10時間、9社で90時間も削減できている計算です。これまで納品書の処理をメインに行なっていたパートさんには、より生産性の高い業務を行なっていただいています。働き方に関しても、祝日が多く営業日数が少ない月でも締日前に問題なく業務が終わるようになったと現場からも感謝されました。

高須さま：以前よりも入力に時間がかからなくなったため、時間に余裕があるときにまとめて対応するなど、業務に柔軟性が生まれました。また、注文書に関してはFAXとDX Suite を連携することで紙のコスト削減に繋がりました。

お客様のオフィスをよりよく変えていくために、社内のノウハウをお客様にも

ーー 今後の展望をお聞かせください。

熊谷さま：先日も弊社のお客様から、帳票の読み取りに人手がかかって困っているとのご相談を受けました。自社で経験したからこそ得られたノウハウを、積極的にお客様へ提供していく予定で、既にDX Suite は当社が提供するITソリューションサービスメニューの1つになっています。

菅井さま：今後は全国の営業所にFAXで届く注文書を一括して処理できるような体制を構築していきたいと考えています。それによって現場の事務員がより生産性の高い、売り上げにつながる業務に集中できるようにしたいですね。ただ、社内でDX Suite のアナウンスがまだ足りていないので、社内認知を広げていくことも今後の課題と考えています。

ーー 最後に今回の取組の感想をお聞かせください。

山本さま：正直、最初は社内でも不安視する声もありましたが、実際に導入してみたところ、トラブルはほとんどありませんでした。読取精度も高いので、業務効率化にお悩みの方におすすめしたいですね。