横浜市を中心に、神奈川県内・東京都内の新築物件やアパート、マンションなどの賃貸住宅の管理業務を手掛けている株式会社オキムス。紙帳票が多く存在する不動産業界で、業務オペレーションの効率化を実現するため、積極的にITツールの活用に取り組んでいます。AI-OCRの「DX Suite Liteプラン」を導入し、年間約300件の入居申込書の入力業務を効率化。活用拡大に成功した理由と効果を伺いました。

従業員13名、年間約300件の書類をデータ化

陳尾さま：弊社は横浜市大倉山を中心に、賃貸住宅の管理業務を手掛けており、2020年で20年目になる社員数13名の会社です。自社物件を始め、新築物件や個人のオーナーさんがお持ちのアパート、マンションの管理が主な対象です。50戸以上の大規模なマンションから、6戸ぐらいの木造アパートや一戸建てまであり、全体でおよそ1,000戸の管理業務を行なっています。その他、600ほどの駐車場や店舗、事務所も管理しています。今回AI-OCR導入のきっかけとなった、賃貸管理業務で発生する入居申込書は年間で300件ほど。新生活が始まる1〜3月の繁忙期は、通常の月と比較して3割は増えますね。

FAXで届く書類の入力業務が社員の負担に

陳尾さま：賃貸管理業務で発生する、入居申込書の入力業務を楽にしたいという想いがありました。以前は、FAXで届いた手書きの入居申込書を社員が手入力していましたが、文字が潰れていたりと、読みにくいことが多く、時間的にも精神的にも負担が大きかったのです。最近は「DX」という言葉を耳にしますが、不動産業界は紙帳票が多く存在するため、アナログな業界であると感じます。弊社の場合、お客様とのやり取りは基本的に紙やFAXで、メールアドレスを交換すること自体少ないかもしれません。

導入しやすい価格と充実した機能が導入の決め手

中田さま：AI inside を知ったのは、経営者向け勉強会でAI inside の代表が講演されていたことがきっかけです。AI-OCRの導入を検討する中でDX Suite を選んだ理由は、機能が充実していただけでなく、ホームページに料金体系がはっきりと明記されていたからです。問い合わせをしないと価格を教えてもらえない企業もある中で好感が持てました。導入しやすい価格であったこともあり、営業担当の方にトライアルを勧めていただき、まずは使ってみてから判断することにしました。細かな設定が必要なかったため、私一人で設定は完了しています。とはいえ、正直なところ、最初はやはり難しかったですね……。マニュアルを読んでも分からないところは、DX Suite 講座の動画がとても役に立ちました。そもそも仕組みが分からない部分も視覚的にイメージできるので、テキストのマニュアルよりも断然理解が早かったです。

一つの業務で自動化に成功した後、活用の幅を拡大

中田さま：トライアルでは、FAXの読取精度、現場が使いこなせるかどうかが検討のポイントでした。人が見ても読めない文字は間違えることがありますが、基本的には読めています。DX Suite を使う担当者は、画面共有で一度操作を見せただけで使い方を把握したようで、問題なく使いこなせていますね。人の名前や住所には読み方の分からない漢字が使われていることがあるのですが、手入力の場合その漢字を自力で探し当てる必要があります。その際、予想以上に時間がかかってしまった経験がある方もいらっしゃると思いますが、DX Suite なら一発で解決します。当初の課題であった入居申込書のデータ化ができるようになったので、紙で作成された会議の議事録のデータ化にも活用しています。特に設計関係のやり取りでは、法的な手続きが必要であるため、行政からの指示がFAXでくることがあります。行政からの指示と現場の議事録をフィードバックする際、AI-OCRでデータ化してから読むと業務が楽だと感じました。

安心して活用できるのは導入後のサポートのおかげ

中田さま：DX Suite 導入後、社員からは「業務が楽になった」との声がありました。もしDX Suite の使用をやめると伝えたら、間違いなく反対されるでしょうね。業務時間も当然短縮できています。トライアル期間中にもカスタマーサクセスの方が時間を取って対応してくださり、大変助かりました。対応は親切で丁寧すぎるぐらいで、「顧客のために」という姿勢が感じられました。現在は、月額3万円のプラン「DX Suite Lite」で本導入していますが、費用対効果には納得しています。その要因の一つとして、サポート対応がとても素晴らしいと感じていることが挙げられます。導入後のフォローもしっかりあるため、安心して活用できていますね。

“楽にしよう改革”で無駄な仕事を減らしていく

陳尾さま：行政や法律で制約が厳しいため、不動産業界は変わりにくい業界だと思います。DX Suite などのツールを使って、一つひとつの業務を効率化できれば、無駄なコストが減って入居者が快適に住めるように物件自体へ投資できるようになるはずです。ITを使うことに抵抗がある企業はまだまだ多いと思います。社内にはどうしても「嫌だ」と主張する人もいるでしょう。そうした意見を、いかに乗り越えていくかが大事なのではないでしょうか。DX Suite のようにトライアルができたり、サポートが充実していることはその解決策になるはずです。一昔前は、仕事が少なくなると責められるような雰囲気がありましたが、今はもう関係ありません。やるべき仕事ができていれば、どれだけ休んでも、どれだけ早く帰っても良いと思います。そのための取組を弊社では”働き方改革”ではなく、“楽にしよう改革”と呼んでいます。コロナ禍でリモートワーク化が進みましたが、今後も様々なITツールを活用してなるべく無駄な仕事をなくしたいですね。その方がモチベーションもあがると思います。