物流事業で培ったノウハウを活かし、物流支援、教育サービス事業、システム開発販売など幅広く事業を展開している学研ロジスティクス。DX Suite とRPAを導入したことでどのような効果が得られたのかを伺いました。

はじめに御社の事業内容について教えてください。

主に物流事業を行なっている会社です。取り扱うのは出版物流だけではなく通販フルフィルメント、カタログ・チラシ等の印刷物の発送など物流周辺で発生する様々な流通加工に対応したサービスを展開しています。

また、物流事業だけではなく物流に関する付帯業務、ダイレクトマーケティング支援や自社の物流運用で培ったノウハウを生かしたシステムの提供していることから、一連の業務を一括で行えることが当社の強みにもなっています。

AI-OCRの検討背景を教えてください。

当社では学研教室の入会申込書や月謝の引き落し用紙など紙媒体のデータ化を手入力で行なっているため、OCRとRPAを組み合わせて入力業務の負荷軽減に加え、業務全体の効率化ができないか模索していました。毎日行なう入力業務は、繁忙期である新学期は通常よりも更に忙しくなり、すべての書類を合わせると通常の約3倍の30万枚発生します。幼児から大人まで幅広い層の方が受講できる科目が増えたことにより申込書の種類や枚数も増えたので、20名ほどの入力専門の人材を雇用し、すべて手入力で対応していました。

DX Suite をご採用いただいた理由を教えてください。

読取精度の高さと汎用性から、DX Suite を採用しました。どの書類にも必須項目である氏名や住所の精度の高さは特に重要としていましたね。以前OCRについて調べたことはありましたが、手書き文字に対応していないこと、帳票のレイアウトを変更する必要があることなどの制限があり、実務に取り入れていくことが難しいと思っていました。

2018年の展示会でDX Suite を知り、デモンストレーションを見せていただいた際に、乱雑に書いた自分の文字を非常に高い精度で読み取れていたことに衝撃を受けたことがきっかけです。すぐに社内にその情報を共有し、DX Suite 導入の検討を始め、そのあとAI inside が実施するハンズオンセミナーに参加して実際にDX Suite を触ってみたところ、読取精度だけではなくチェックボックスの読取りなど、細かな設定が可能なことも知りました。

最初は精度だけを重視していましたが、DX Suite は汎用的に使うことができると、入力業務を管理している担当者から要望があり導入を決めました。また、Success Program中もかなりサポートしてもらえたのでとても助かりました。紹介チケットの帳票設定の際、カスタマーサクセスの方が実際にフォローしてくれたため、自分の設定とどう違うのか答え合わせができたことも良かったです。

DX Suite を利用している帳票の種類、業務の流れを教えてください。

帳票は、入会申込書・月謝の引き落とし用紙・紹介チケットです。DX Suite はスキャンしたデータを読み込んだあとの確認修正作業で利用しております。CSVに出力したあとはRPAのWinActorを使って専用システムへの転記や取り込みを行なっています。

現在はCSVに出力したデータのみRPAと連携していますが、ゆくゆくはDX Suite にアップロードする際にもRPAを使っていけば、さらなる業務効率化に繋がると思っています。またその他には、DX Suite のみで作文コンクールの応募数の集計としても利用しています。

DX Suite 導入後の感想、効果を教えてください。

入会申込書に関しては、AI-OCRとRPAを利用することで8時間かかっていた業務が1〜2時間で終わるようになりました。大幅な業務効率化が達成できたことで、コールセンターなど外部業務にも工数を割く事が可能になりました。

今後AI inside に期待することや要望があれば教えてください。

世の中のグローバル化に伴い、さまざまな国籍の生徒さんが来てくれているため、中国語、韓国語も読めるようになってほしいです。筆記体も読めたらさらに嬉しいですね。アルファベットの「X-エックス」と記号の「×-バツ」など似たような形の文字の精度も、もっと上がるといいなと思いました。また、いつか英語で読み取りをした場合に日本語へ変換できる機能もあればいいなと思います。

あとは、縦書きの作文をデータ化できるようにしたいです。教育系の事業、特に学校の作文や文集、小論文模試では必ず縦書きが発生するので当社以外でも需要はあると思います。

今後の活用展望を教えてください。

まずは社内で広めていきたいと思っています。DX Suite は使い方さえわかっていれば、だれでも自由に使えるので、横展開しやすいようマニュアルをもっと簡単に作り変えたいです。現状、手入力で同じような業務をしている部署が他にもあるので、部長会などでデモンストレーションをして社内の普及に努めています。業務効率化に繋がることがわかっているので、全社的に効果を実感してもらえたら嬉しいですね。

また、DX Suite の販売パートナーとしての活動にも力を入れていきたいです。当社に限らずコンテストは全国で非常に多く開催されており、応募管理やアンケート集計の入力に時間がかかっている企業様は多いと思うので、その解決を進めていきたいです。