工場建設から、構内の操業支援・メンテナンス、そして調達物流や原料製品の物流まで一貫したトータルサポートを行なう山九株式会社。同社では、さまざまな帳票のデータ化にAI-OCR「DX Suite」を活用しています。その中でも、作業現場で発生する手書き帳票のデータ化について、どのような課題があったのか、また、AI-OCR「DX Suite」の導入により、どのような効果があったのかを伺いました。

事業基盤の強化を目指しデジタル化を推進する山九株式会社

ーー 事業内容をお聞かせください。

𠮷田さま：弊社の事業は、物流、設計・建築、工場構内の管理と、大きく分けて三つに分かれています。この三つの事業を連携し、お客様の課題に合わせたサービスを一貫して提供できることが弊社の強みです。

ーー 担当されている業務のミッションをお聞かせください。

𠮷田さま：私が所属するICT企画推進グループのミッションは、IoTやAI、RPA、そしてAI-OCRを活用して社内業務の改善をすることです。全国の拠点でデジタル化がしっかり浸透するように資料の作成や、説明会を実施してきました。

ーー デジタル化の推進は、どのように取り組まれてきたのでしょうか。

𠮷田さま：弊社では事業基盤を強化する施策としてデジタル化を推進してきました。目的は、大きく二つあります。まず一つ目は、サービスを高度化していくことです。弊社はお客様の作業現場で業務をすることが多いため、ただ業務をするだけのマンパワーを提供するのではなく、サービスを高度化し、業務の質を高めることが重要だと考えています。二つ目は、業務効率化による、社内の生産性向上です。業務を効率化してコストダウンできれば、浮いたリソースをサービスの高度化に費やすことができます。

全国の現場からデジタル化を求める声

ーー AI-OCRの導入に至った背景をお聞かせください。

𠮷田さま：弊社は、事業の性質上、多くの協力会社と連携するため、点検記録、作業日報、請求書、出勤簿といった書類のフォーマットが多岐に渡ります。これまでは、それらすべてを手入力でデータ化するか、もしくは紙のまま保管していました。データ化する際は、一つひとつをExcelにまとめていたのですが、手書き書類は読み解くことに時間を要することもあり、入力担当者の負担になっていたのです。中でも、お客様の作業現場で機材を点検しながら記入しなければならない点検記録や、月1,000枚発生する作業日報の入力に課題を感じていました。

ーー 入力のご担当者様からはどのような声がありましたか。

荒巻さま：ヒアリングの結果、入力業務を効率化するために、業務をデジタル化したいとの声がありました。入力業務は、書類によってはお客様の作業現場からPCがある事務所にわざわざ戻って実施することもあるため、移動時間も含めると、どうしても業務時間内に収まらず、残業が発生してしまうことが負担になっていたのです。

手書き文字の読取精度の高さと簡単な操作性がDX Suite 導入の決め手

ーー DX Suite 導入までの経緯をお聞かせください。

𠮷田さま：もともと他社のOCRを導入していましたが、そのOCRは手書き文字の読取精度があまり高くなく、また帳票設定も難しいため、すべての帳票に活用できませんでした。点検記録や作業日報は手書きの書類のため、手書き文字の読取精度が高く、また可変帳票にも対応するAI-OCRの導入を検討し始めました。

ーー 他社ツールとの比較検討は行なわれたのでしょうか。

𠮷田さま：大手精密機器メーカーとDX Suite で比較検討を行ないました。同じ帳票を読み取らせ、それぞれの読取精度を比較しています。3〜4ヶ月の検証期間を経て、読取精度が95%前後であったDX Suite の導入を決めました。

荒巻さま：初めてDX Suite に触ったとき、帳票設定が簡単にできることに驚きました。新しく読み取りたい帳票が発生しても、簡単に設定ができれば、それだけで負担が軽減されます。また、弊社は全国に拠点があるため、各拠点でオフィシャルソフトを導入するとなると費用が嵩んでしまうため、クラウドで提供されている点も高評価でした。

成功事例をもとに全国へ展開

ーー DX Suite の導入はどのように進んだのでしょうか。

荒巻さま：導入のタイミングで各エリアへ私たちが訪問し、説明会を実施しました。帳票設定は、ICT企画推進グループとエリア担当者が実施しています。全国の拠点にだいぶ浸透してきたと感じたのは、導入から1年が経ったころです。新しい取り組みに前向きで、DX Suite の導入に積極的に協力してくれた拠点の実績をモデルケースとし、全国へ展開しました。

ーー AI inside からの導入支援はありましたか。

荒巻さま：導入時期にカスタマーサクセスのご担当者様に何度か問い合わせをしたことがありますが、すぐに回答いただけました。例えば、ドットプリンターで出力された文字や半角カタカナなど、どうしても読取精度が落ちてしまう文字に対して設定のアドバイスをいただけたことで、読取精度が向上した事例があります。また、DX Suite とRPAのAPI連携についてもアドバイスいただき、とても助かりました。

ーー 紙からデータへ変換するまでの一連の流れをお聞かせください。

荒巻さま：大まかには以下のような流れです。
① 各拠点に届く紙の帳票を担当者がスキャンしてPDFに変換
② 指定のフォルダに、担当者がPDFを格納
③ ボタンをクリックしてRPAを動かすと、PDFがDX Suite に自動でアップロードされ、データ化
④ 出力されたCSVをRPAがExcelに変換
各拠点で大量にデータがあるため、データ一つひとつをDX Suite 上で確認していません。Excel上でまとめて内容の確認を行なっています。

月間約400時間削減！データの蓄積で業務分析

ーー DX Suite 導入の成果をお聞かせください。

𠮷田さま：DX Suite を活用している、点検記録、作業日報、請求書、出勤簿すべて合わせて、月間約400時間の業務時間削減に成功しました。帳票は合計で月間約6,000枚発生しています。現場からは、業務時間が短縮されて楽になったと聞いています。時間的な負荷だけでなく、精神的な負荷も減ったことで、業務の質が向上されたと思います。新たに生まれたリソースで、今まで手を回すことができなかった業務にも着手できるようになりました。

荒巻さま：点検記録や作業日報をデータ化することで、これまでの学びを蓄積して次に活かすことができるようになりました。今まで見落としていた結果も漏らさずにデータ化できたことで、今後の業務分析にも役に立っていくはずです。

ーー DX Suite 導入で印象的なエピソードがあれば教えてください。

荒巻さま：作業現場で書かれる点検記録や作業日報は、どうしても走り書きされたものが多く、本人以外は読めないこともあります。そうした書類はこれまでデータ化することが難しかったのですが、DX Suite のおかげで誰でもデータ化できるようになりました。あまりにも崩れた文字だと完璧なデータ化まではできませんが、ある程度文字を理解して予測してくれるため、データ化がスムーズに進みます。

DX Suite はアナログからデジタル化への第一歩

ーー 今後の展望をお聞かせください。

𠮷田さま：デジタル化で事業基盤を強化していくために、まずはDX Suite でアナログ情報の見える化が実現しつつあります。ある程度のデータを蓄積できれば、今後の戦略にも活用していくことができます。そうした意味で、DX Suite はアナログからデジタル化への第一歩だと思います。弊社には、紙の設計図が山のようにあるので、今後はテキストだけでなく、テキストと図表をまとめてデータ化できればいいですね。