コラム
電子帳簿保存法に素早く対応するためには？〜AI-OCRの活用法〜
電子帳簿保存法とは何か
電帳法は、国税関係帳簿・書類に関して、条件を満たし、デジタルデータ化して保存することを認める法律です。
電帳法上、帳簿・書類の保存は主に3つに分けられます。
①電子帳簿保存
電子計算機を使用して作成した国税書類（総勘定元帳など）
②スキャナ保存
紙で受領・作成した書類を画像データ化。スキャナーだけでなく、スマートフォン等の写真もOK。
③電子取引
電子的に授受した取引データ（例：請求書をインターネットFAX、メール添付、URLダウンロードなど電子データでやり取りする場合）
主な改正内容
今回は、デジタルデータの保存に関して、一部、緩和化・義務化・罰則の強化などの改正が行われます。主な内容を簡単にご紹介します。詳しくは、国税庁ホームページをご覧ください。
スキャナ保存の税務署への事前申請が不要に
従来は、国税関係帳簿・書類で電子データ保存・スキャナ保存を行う場合、事前申請・承認が必要でしたが、改正後は全てのデータ保存に対して事前申請が不要となり、スキャナ保存ができるようになりました。
システム要件の緩和
今回の改正により、 正規の簿記の原則（一般的には複式簿記）に従って記録されるものに限り、最低限の要件を満たす電子帳簿についても、電磁的記録による保存等が可能となりました。
スキャナ保存のタイムスタンプ要件の緩和
スキャナ保存は、これまで「受領者が自署」した上で「3営業日以内にタイムスタンプ付与」が必要でした。改正により今後は、「自署不要」で、「最長約2ヶ月と概ね7営業日以内にタイムスタンプ付与」に変更されます。
また、条件を満たす機能を持つクラウドサービス等を利用する場合は、タイムスタンプが不要となる選択肢も追加されました。
検索要件等の緩和
電子データ保存・スキャナ保存について、検索性の要件が、今後は「日付」「取引金額」「取引先」の3項目に限定されます。
電子取引における電子データ保存の義務化
電子取引データ（請求書PDF等）はこれまで書類を印刷し、紙で保存する方法も可能でしたが、改正により、電子データを印刷して紙の状態で保存することはできなくなりました。
電子データ保存時の検索可能性の担保
電子データの保存の際、以下の3つの項目で検索できるようにする必要があります。
①取引日
②取引金額
③取引先
要件には次のような内容が含まれています。
・「取引日」「取引金額」「取引先」を検索できる状態にすること
・2つ以上の条件で、複合的に検索できるようにすること
・「取引日」「取引金額」は、範囲指定で検索できるようにすること
上記を満たすような対策は、以下のようなパターンがあります。
・項目検索ができる文書管理システムを活用する
・Excelで必須項目を網羅した帳簿管理台帳を作り、運用する
・取引年月や金額レンジごとにフォルダ分けし、ファイル名「yyyymmdd_取引先_金額.pdf」にして運用する
AI-OCRを活用した効率化・自動化
AI-OCRは上記の3つの項目情報の抽出の自動化・効率化に適しています。電子保存では、この項目の情報のデータ化やデータ登録の手作業が発生する場合があるため、AI-OCRは以下のようなケースで自動化・効率化に役立てることが可能です。
まず、文書管理システムを活用する場合、各帳票ファイルに検索用の項目を設定する必要があります。ファイルアップロード後にシステムに必要項目のデータを直接手入力するか、ファイルアップロード時にCSVで一括アップロードして対応するなどの方法があります。帳簿台帳で管理する場合は、Excelなどに必須項目を入力する必要があり、いづれの場合もデータ入力作業が発生することが予想されます。
このような場合に、AI-OCRを活用すると、保存要件の必須項目である「取引日」「取引金額」「取引先」をAIが帳票から自動で読み取り、CSVで出力することが可能となり、手入力によるミスや工数を削減しつつ、効率的なデータ化を実現します。RPAやAPI連携などを活用することで、自動化や他サービスとの連携も可能になります。
さいごに
今回は改正電子帳簿保存法におけるAI-OCRの活用シーンをテーマにお話ししましたが電子帳簿保存法に関わらない業務でも今までデータ入力にかけていた時間や手間をAI-OCRによって削減すれば、より生産性の高い仕事に取り組めます。
AI-OCR市場シェアNo.1の『DX Suite』は、30分のレクチャーで誰でもすぐに使い始められる、シンプルな操作性が強みです。
多忙な業務の合間で、手間なくAI-OCRを利用した業務効率化をお考えであれば、ぜひお気軽にお問い合わせください。
