コラム

OCRとは、紙の帳票をスキャナーで読み取り、ファイルとしてデータ化できるソフトウェアのことを指します。
OCRには長い歴史がありますが、AI（人工知能）の発達によって文字認識精度が飛躍的に向上したことや、クラウドサービスが普及したことにより、昨今注目されています。
この記事では、AI-OCRの導入を検討している方に向けて、導入のメリットやAI-OCRの選び方について詳しく解説します。くわえて、AI-OCRの導入事例もまとめていますので、帳票のデジタル化をスムーズに進めたいとお考えの方はぜひ参考にしてください。

AI-OCRはあらゆる帳票を簡単に素早くデジタル化できる

AI-OCRは紙の帳票の文字情報を簡単にデジタルデータ化（テキストデータ）できます。スキャンした帳票はもちろん、画像データを所有していれば、あらゆる帳票をテキストデータに変換することが可能です。
また、AI-OCRを使って帳票を読み取ると、必要な情報をデータで管理できるため、紙に比べて保管がしやすくなります。近年のAIが搭載されたAI-OCRは、従来のOCRに比べて読取精度が高く、手書きの帳票でも読み取ることができます。

関連記事：AI-OCRとは？OCRとの違いとメリット、活用事例を解説

紙帳票を手入力する手間やコストを減らせる

紙の帳票の扱いが多い企業は、データの手入力の業務に非常に時間がかかります。
またデータ入力は時間的コストだけではなく、入力する人の精神にも負担がかかってきます。
AI-OCRを利用することで、文字の読み取りはAI-OCRに任せることができます。そのため、人間は読み取られた結果のチェックと、読み取り結果に誤りがあった場合の修正を行うのみでデータの入力が完結します。

入力ミスなどのヒューマンエラーを防げる

紙帳票の文字を手入力でデータ化する場合、データが多くなるほど入力ミスが増えがちです。そうなると、データ入力に加えて修正業務も増えてしまい、業務時間を圧迫することにもなりかねません。
こうした課題は、AI-OCRを利用することで改善できます。AI-OCRを使って紙の文字を自動でデジタル化できれば、あとは読取ミスがないかどうかをチェックするだけで良いからです。
AI-OCRによって業務フローが簡略化することで、入力ミスを最小限に減らすこともできます。

関連記事：AI-OCRで業務効率化！導入のポイントやRPAとの連携も解説

AI-OCRの選定ポイント

AI-OCRにはさまざまな製品があり、製品ごとに特徴や強みが異なります。そのため、「何を軸にAI-OCRを選べば良いか分からない」という方は、以下で紹介するポイントに沿って、比較検討してみてください。

読み取りたいデータに見合う精度

AI-OCRの選定でまず注目したいのが読み取りの精度です。読取精度が低い製品では、データの修正作業に追われ、業務がかえって増えてしまいます。これでは、AI-OCR導入の意味がありません。
また、導入を検討しているAI-OCRがどのように精度の向上を図っているのかも、選定時の重要なポイントです。汎用的にAI-OCRとして精度をあげている製品なのか、それとも個別で学習が必要なサービスかも確認しましょう。
なお、現在の業務にだけ意識を向けるのではなく、先々の展開も見据えて「取り扱う帳票に見合うAI-OCRかどうか」を考えることもポイントです。

使いやすさ

AI-OCRの読取精度とともに、使いやすさも重要なポイントです。専門的な知識を持たない社員でも、帳票の設定が簡単にできるAI-OCR製品であれば、スムーズに導入することができます。
直感的な操作が可能なAI-OCRであれば、多くの人が使えるようになるため、適応業務を広げることができるようになります。適用業務が広がれば導入当初に予定していた業務改善がさらに推進されます

他の業務システムとの連携性

他の業務システムとの連携の柔軟性もAI-OCRを選定する上で重要なポイントです。RPAを活用することで、AI-OCRで読み取った帳票の読み取り結果を会計システムなどに自動で登録することが可能になります。
また、APIが用意されていれば、わざわざプログラムを組む必要がなく、他システムとの連携をすることができます。

導入実績

機能以外の観点として、具体的な導入事例を確認するのも重要ポイントの一つです。
実際にAI-OCRを導入した企業が、どのような帳票を扱っているのかや、どのような効果を得られたのかについて確認してみてください。そうすることで、自社に合うOCRかどうかが、より具体的にイメージできます。

AI-OCRの導入事例

ここからは、AI-OCR市場シェアNo.1の「DX Suite」を例に、OCRの導入によって業務効率化できた事例を紹介します。

外食・中食業での活用事例

エームサービス株式会社様は、オフィスや工場、病院や学校などに一日130万食の給食を提供している企業です。
以前は納品伝票や売上集計表を各地で回収し、データを手入力していたため、1週間程度の時間がかかっていたといいます。作業完了までの期間が長いため、「もう少し業務時間を短縮できないか」と問題になっていました。
しかし、DX Suite の導入後は、従来の手入力に比べ業務時間が10分の1程度まで減ったといいます。夜間にOCRでデータ化することにより、日中の入力業務が少なくなった点も大きな成果につながりました。

参考：DX Suite を利用し、1日約300枚の書類のデータ化を実現！

地方公共団体での活用事例

滋賀県近江八幡市にある近江八幡市役所様は、DX（デジタルトランスフォーメーション）の一環として、DX Suite を導入した地方公共団体です。
人権・市民生活課では、定期的にアンケート形式で市民調査を実施しており、人権に関する意識調査では1,200件ほどの回答があります。その回答を都度、手入力で転記していましたが、職員5人が土日を使って、8時間ひたすら入力する日が4日ほどあったといいます。
しかし、DX Suite 導入の結果、入力時間が削減され、わずか10分の隙間時間でデータ化が完了するようになりました。何より、入力業務を効率化できたことで、職員にしかできない業務に時間を使えるようになった点が一番大きな成果となりました。

参考：10分の隙間時間にデータ化が完了！AI-OCRを活用した誰一人取り残さないためのDX

保険業での活用事例

保険業を展開するMS&AD事務サービス株式会社様は、自賠責保険の申請書類を一件ずつ手作業で入力していました。
一件につき3種類の書類が必要で、繁忙期になると業務量は通常の1.5〜2倍近くになっていましたが、DX Suite の導入を機に、業務時間が大きく削減され、大幅なコストカットにつながっています。
現在では、業務を並行処理できるようになったほか、在宅勤務が可能になったなどの成果にもつながっています。

参考：AI-OCRの活用で年間40,000時間の業務削減に成功

不動産業での活用事例

UR賃貸住宅・分譲住宅の管理を行っている日本総合住生活株式会社様は、従業員8,000人分の年末調整書類の入力業務をアウトソーシングしていました。ところが、ある年スタッフを派遣できないとの連絡があったといいます。
これを機にDX Suite を導入したところ、年末調整の業務ではアウトソースする必要がなくなり、入力業務を自社で完結できるようになっています。また、データの確認や修正時間が減ったことで、「本当に楽になった」というお声もいただきました。

参考：DX Suite の全社展開を目指し、現場と二人三脚でデジタル化を進めるその秘訣とは

AI-OCRで帳票の読み取りを効率化しましょう

本記事をご覧いただきありがとうございました。
AI-OCRは紙の帳票をテキストデータ化することで、入力業務の効率化につながり、入力ミスの削減にも役立ちます。帳票の処理にかかる時間と人的リソースを減らせるため、ほかの業務に集中することも可能になります。

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