コラム

公開日：2022.12.07

更新日：2022.12.07

請求書はAI-OCRでデジタル化！〜作業の手順や活用事例も紹介〜

この記事では、AI-OCRで請求書のデジタル化を検討しているものの、スムーズに進められるのか不安を抱えている方へ、AI-OCRのメリットや手順を紹介します。データを取り込む際のポイントやデータ保管の注意点もまとめているので、ぜひ参考にしてください。

OCRとは文書を読み取る技術のこと。AIを活用したAI-OCRも普及

OCRとは、Optical Character Recognition（またはReader）の略で、光学文字認識を意味します。紙や画像ファイルに書かれた文字を読み取り、デジタルデータに変換する技術のことです。

一昔前までは、OCRの認識精度が低かったことから、「読み取りの間違いが多く、結局修正が必要になり、かえって手間がかかる」というイメージを持つ方も多いかもしれません。しかし現在では、文字認識の処理工程にAI技術を取り入れたAI-OCRが登場し、読取精度が大きく向上しています。

技術の向上とともにAI -OCRの市場規模は拡大しており、AI-OCRを導入することで、請求書の手入力作業の自動化を進めている企業も増加しています。

AI-OCRを利用して請求書をデジタル化するメリット

ここからは、AI-OCRを利用して請求書をデジタル化するメリットには、どのようなものがあるのかについて詳しく解説します。

紙ベースでのファイリングが不要になって省スペースになる

請求書を発行したり受け取ったりした場合、一定期間保存することが法律によって定められています。そのため、紙の請求書を保存しておく場合は、膨大なスペースが必要になってしまいます。

しかし、請求書をデジタル化すれば、保管スペースを削減できるうえ、長期保管が容易になります。また、デジタル化することで検索性が増し、過去の請求書を簡単に検索することができるようになるなど、管理面でもメリットがあります。

会計ソフトなどの外部ツールと連携できる

通常、OCRで読み取った文字データはCSVデータなどで出力されます。そのため、読み取ったデータを他のシステムで利用する場合は、OCR製品から出力CSVデータをインポートする必要がありますが、AI-OCRの製品によっては、APIを利用して読み取ったデータを会計ソフトなどの外部ツールと自動連携できるものもあります。

また、APIの連携をしていない外部ツールであっても、RPAを利用することで、CSVデータの取り込み作業を自動化することが可能となります。

このように、AI-OCR単体の活用だけでなく、API連携やRPAを活用することで、入力業務の効率化が実現可能です。

参考：AI-OCRとは？OCRとの違いとメリット、活用事例を解説

請求書でAI-OCRを利用する流れ

ここからは、請求書をデータ化する際の一連の流れを詳しく見ていきましょう。実際に弊社で提供している「DX Suite」の操作手順をもとに利用方法を紹介します。

AI-OCRに請求書テンプレートを登録する

まずは読取を行いたい請求書の画像ファイルをAI-OCRに登録します。「DX Suite」にログイン後、「Intelligent OCR」を選択し、フォルダ作成後に新規ドキュメントを作成してください。

新規ドキュメント作成では、読取をしたい箇所に読取範囲の指定をします。指定後はヘッダー名や読取条件を設定し、保存すれば登録完了です。

AI-OCRで請求書の画像ファイルを読み取る

読取を行いたい請求書を用意したら、スキャナーなどを活用して画像ファイルとして保存してください。

続いて、「Intelligent OCR」のフォルダ選択から、保存した画像ファイルの入っているフォルダを選択し、該当するドキュメントを選択し、画像ファイルの読取を行います。また、読取をする前に、読み取り後のファイル管理が行いやすいようなユニット名を設定しておきましょう。

読み取ったデータの内容を確認・修正する

AI-OCRで読み取ったデータは、エントリー画面から確認できます。このとき、正しく読み込めていない部分がある場合は、修正をすることができます。

AI-OCRの読み取り精度は年々向上していますが、100%正確に行えるものではありません。そのため、確認や修正作業が必要な場合もあります。

請求書のデータをシステムに登録する

AI-OCRで請求書のファイルをスキャンしてデータを取り込み、確認・修正をしたら、最後に請求書のデータを管理システムに登録しましょう。AI-OCRで読み取ったデータはCSVの形式で出力することが可能です。

出力したCSVは手動で管理システムに登録してもいいですが、RPAを活用すると登録作業を自動で行うことができます。

請求書関連の業務でAI-OCR「DX Suite」を活用している事例

ここからはAI-OCR「DX Suite」を活用しているユーザーの事例を紹介します。

AI-OCRとRPAで支払申請と経費計上の自動化を実現

クラウドRPAを提供しているBizteX株式会社様は、AI-OCRとRPAを活用することで、支払申請と経費計上の自動化を実現しました。
同社では、経理の業務が月末月初に集中する時期に、一人あたりの負担が増加してしまうことで、人的ミスや精神・肉体的な疲労に繋がっていました。
そこで、AI-OCRとRPAを活用することで、支払業務の請求書受領から経費計上までのフローのうち、支払申請と経費計上の自動化に成功。
結果として、これまで3人で対応していた支払い業務を2人で行えるようになったそうです。

参考：経理部門の完全自動化を目指す、管理部門の挑戦

請求書の入力業務がほぼ0に。担当者は人にしかできない業務に注力。

顧客の「現場」を第一に考えたBPOサービスを提供するアルファテックス株式会社様は、請求書の入力業務の効率化と、自社のBPOサービスでのAI-OCR活用を目指し「DX Suite」を導入しました。
同社はもともと従来のOCRを活用していましたが、読み取れるのは活字のみだったため、手書きの請求書の処理の効率化は不十分でした。
そこで、AI-OCRの導入の検討に至り、トライアルを実施した結果、手書き文字の読取精度が99%以上だった「DX Suite」の導入を決定しました。
DX Suite を導入後は、年間1,200件あった請求書の入力がほとんど自動化されました。結果として、担当の経理社員は、細かな契約の確認など、人にしかできない業務に注力できるようになったとのことです。

参考：ゴールから逆算してAI -OCRを導入。BPOサービスのプロがDX Suite を選んだワケ