「はたらいて、笑おう。」というグループビジョンのもと、働く人の状況・ライフステージに応じて力を発揮出来る環境作りを行なってきたパーソルテンプスタッフ株式会社。DX Suite を利用して改めて実感した、導入を決めた”意外な理由”の真相に迫ります。

はじめに、皆さまの業務内容を教えてください。

私たちは、バックオフィス業務の事務を受託しているアウトソーシング事業部でBPOのIT化企画推進、RPA・AI-OCRの導入、VBAマクロの開発を担当しています。
お客さまから依頼をいただく内容はアンケートや奨学金の申込書などの手書き書類をデータ化することで、今まではすべてスタッフが手入力で行なっていました。

AI-OCRの検討背景を教えてください。

お客さまからの依頼だけではなく、社内のバックオフィス業務も紙帳票が多いため、手入力でのデータ化に時間がかかることはもちろん、どれだけ確認しても人的ミスが起こることが課題となっていました。
従来のOCRを試してみましたが、手書き文字の精度が低く実運用できないため、何か方法がないか探していたところ、当社の派遣事業部経由で AI inside のDX Suite を紹介されたことがきっかけでAI-OCRの導入検討を始めました。

DX Suite をご採用いただいた理由を教えてください。

何社か比較した結果、DX Suite の読取精度の高さと帳票設定がユーザ側でいつでも簡単にできるところが良かったです。

また、比較をしていく中で帳票ごとにベンダーへの設定依頼と費用がかかるサービスが多いと知り、多種多様の帳票のフォーマットの取扱いが多い当社では、少しフォーマットが変わっただけでもベンダーへ依頼しなければならないことが懸念点となっていました。しかし、レクチャーを受けてDX Suite は操作が簡単であると実感し、ユーザ側で設定が完結でき自走できるところが魅力でした。

製品に関すること以外で、ご採用にあたっての決め手があれば教えてください。

導入を急いでいたため何度も検証に長い時間をかけられず、できることとできないことを早めに知りたいと思っていました。
弊社では非定型の帳票も扱っており、できると言われて検証したら読めなかったというケースがある中で、”今はできない”と正直に答えてくれたのはAI inside でした。現在はDX Suite にMulti Form 機能（https://dx-suite.com/functions/#multi-form）がありますが、まだその機能がなかった当初、正直に話してくれた、かつできる限り読めるような提案をしてくれた、AI inside の製品を利用したいと思いました。導入後、カスタマーサポートの方も質問に正直に回答してくれるため信頼しており、今でも1ヶ月に1回は連絡を取り合い、要望などを伝えています。できないことはできないと正直に言われたことで導入を早く決断でき、業務効率化を実現できました。

導入後の効果を教えてください。

受託業務では学内アンケート・奨学金申込書、社内では技術者採用試験で提出される論文・タイムカード・社会保険加入手続き書類でDX Suite を利用しています。書類によっては精度をより重要とするものがあるため、人の目での確認は必ず行なっていますが、すべての書類にかかる入力時間はなくなりました。

導入後、社内での反応があれば教えてください。

AI-OCRを導入する前は、精度をより重視する給与に関わる書類は3人で確認をしていましたが、それでも人的ミスは起こります。3人いるにも関わらずミスが起こってしまうと、プレッシャーになると思います。今では入力業務をDX Suite が担ってくれているため、人的ミスを防ぐことができ、担当者からは気分的に楽になったと聞いています。少しでも楽しく働いてほしいと思っているので嬉しく思います。

DX Suite を利用する際、工夫していることやルールがあれば教えてください。

フォーマットを新しく作成するときは、項目数が細かくならないようにしています。特にアンケートは設問の数が多く選択式になっているため、選択肢が細かくなる傾向があります。依頼がすでにあるフォーマットを変更することは難しいですが、アンケートの新規案件に関しては、選択肢の内容をすべて統一して1箇所にまとめて記載し、回答欄には該当する記号のみを記載するフォーマットを提案するようにしています。

よりよい製品を開発するために、当社のエンジニアも同席させていただきましたが、製品に関してご要望や気になることがあれば教えてください。

新しく追加された機能は必ず試すようにしていますが、DX Suite の画面上で見られるリリースノートに動画での機能の説明が増えると嬉しいです。

また、社内でも非定型のニーズが一番多いため、対応する帳票を増やしてほしいです。特に注文書は読み取る項目は決まっていてもフォーマットがさまざまで、1種類ずつ帳票設定をするのは現実的ではないと思っています。注文書は1日に万単位で届くため、非定型で読み取りが可能になれば、利用頻度がかなり上がります。非定型の読み取り項目の追加がユーザ側で簡単にできると嬉しいです。

今後の活用展望をお聞かせください。

最近は、他部署やグループ会社からこれを読んでほしい、という依頼が増えてきたように感じます。まだまだAI-OCRの需要はあると思うので、広めていけたらと思います。やはり非定型の要望が多いので、対応する帳票が増えることを心待ちにしています。