「地域社会の発展に寄与するため」という企業理念を掲げ、都市ガス事業を軸に、近くて頼れる地域Ｎｏ.１ソリューション企業グループを目指す静岡ガス株式会社。だれでも、かんたんに使えるAI-OCR「DX Suite」で感じたAIの存在とは何か、お話を伺いました。

皆さまの業務内容を教えてください。

静岡ガスは、都市ガス事業を機軸として、お客さまのライフスタイルや社会のニーズにお応えしながら、近くて頼れる地域Ｎｏ.１ソリューション企業グループを目指し、日々取り組んでいます。私たち事業推進部ビリングセンターは、都市ガスや電気の契約、毎月のガス料金や電気料金の請求、収納などを担当する事務部門です。今回導入したDX Suite はお客さまの口座振替依頼書の登録に活用しています。

AI-OCRを導入するに至った背景を教えてください。

弊社のお客さまの約70%が口座振替により毎月のガス料金、電気料金をお支払いいただいています。ビリングセンターでは、新規口座振替のご依頼を年間約15,000件いただくのですが、すべて手入力により基幹システムに登録していたため、多くの手間がかかり長年の課題となっていました。通常は1日に約60件の登録をしますが、3〜5月の引越しのシーズンは、1日100件以上にもなります。多くの人手と時間を費やすことで乗り切っていましたが、限界を感じていました。
そのような折、ホームページでAI inside が手書き文字を読み取るAI‐OCRを販売していることを知り、DX Suite について情報を収集しました。弊社では、以前から活字用のOCR読み取り装置を別の帳票で利用していたため、OCR自体に馴染みはありました。しかし、OCRが手書き文字を読み取ることには半信半疑で、DX Suite のデモを初めて見たときは皆で驚いたことを覚えています。

DX Suite をご採用いただいた理由を教えてください。

採用した理由は2つあります。1つは、DX Suite の読み取り性能が非常に高いこと、もう1つは操作がシンプルで、帳票設定が簡単であることです。導入にあたり、AI inside をはじめ3社のサービスを比較検討しました。私たちが最も重要な選定ポイントと考えたのはどんな手書き文字でも、高い精度で読めるかどうかです。活字と違って手書き文字は、書き手によって様々な形、特徴があります。その文字をどれだけ正確に読み取ることができるか、さらに修正に手間がかからないことは、作業者のストレス低減に直結するため、業務効率化における重要な要素と考えたからです。

また、操作が簡単であることも大切なポイントです。DX Suite は、専門知識や長時間の指導がなくても、誰でも使えると感じています。1ヶ月のトライアル「Success Program」（https://dx-suite.com/success/）において、実際に利用している帳票を使ってDX Suite を操作しました。カスタマーサクセスの方に教えていただくことで、自分で簡単に帳票の設定ができるようになりました。
さらに、DX Suite は作業状況が画面に表示されるため、管理者が進捗を確認する際に便利です。データの登録業務は複数の作業者が行うので、一目で全体の進捗を把握できるのは助かります。

導入後の効果を教えてください。

今回、DX Suite の採用と弊社基幹システムの改修を同時に行い、口座振替登録業務の効率化を図りました。DX Suite の導入前は、1日あたり約60件の登録業務を6～7人が延べ10時間かけて行っていましたが、導入後は3～4人が延べ4時間程度で対応しています。1ヶ月あたりの業務時間は導入前約200時間程度でしたが、導入後は約80時間に短縮され、120時間程度の労働時間の削減ができています。また、例年3～5月の引越しシーズンは、他のチームの協力を得て、この業務を行っていましたが、今年はその必要もなく乗り越えられました。

実際にDX Suite を利用した感想を教えてください。

登録業務にかかる時間が減り、時間の有効活用とストレスの低減ができました。口座振替依頼書はお客さまの大切な情報が記載された書類であり、取り扱いには細心の注意を払います。登録ミスは許されないですし、日々緊張感をもって登録を行っていましたが、DX Suite を導入してからはチャレンジしたい業務に集中できるようになりました。

社内の皆さまの反応を教えてください。

弊社内では、DX Suite を業務に使ってみたい、または検討してみたいという声があがっています。年々社内のシステム化が進み、手書き帳票は減ってきていますが、それでもいくつかの帳票はあります。手書き帳票をシステムに手入力する業務を削減するための方法として、DX Suite に期待できると感じます。私たちがDX Suite を使って口座振替依頼書の登録を開始した際の部内のお披露目会では、出席者の全員が画面の動きに興味津々でした。導入メリットや効果などはこれから社内でも共有していく予定ですが、ビリングセンターとしては幅広い業務で活用され、効率化が進むことを期待しています。

皆さまがDX Suite をおすすめするとしたら、何と伝えるか教えてください。

導入を検討している事業者さんには、百聞は一見に如かず、まずは使ってみてほしいと伝えたいです。毎日苦労していた手書き帳票の入力業務が、DX Suite によって煩わしくなくなるのではないでしょうか。実際に使ってみたら気付くこと、また新たな発見もあるので、まずは興味を持ってもらえるだけでもいいと思います。

また、AI-OCRはとても身近な存在のロボットであることも知ってほしいです。今まで人の手で行っていた入力業務をDX Suite が代行してくれるので、もう一人の新人スタッフと仕事をしているとも言えるのではないでしょうか。私たちのような事務部門、バックオフィス部門は、業務の効率化とミスのない安定運用が責務と考えています。この責務を日々継続するためには、安定した事務処理が求められ、その方法としてDX Suite は、私たちの業務効率化に欠かせない存在になっていくと思っています。

DX Suite に追加してほしい機能があれば教えてください。

2点あります。1つは帳票定義に関することです。エントリーの段階で読み取る桁数を任意に決められると、入力ミスを減らせますし、さらに使いやすくなると思います。もう1つは、AI機能の進化による読み取り精度の更なる向上です。今の精度でも十分満足していますが、多くのデータが蓄積されることで、さらに精度が高くなるといいですね。

今後の活用展望を教えてください。

各種アンケートや写真・FAX等でいただくデータの読み取りに使っていきたいです。歪みや傾きがあるものも多いですが、DX Suite の自動補正機能を使うことで、正確に読み取ることができるのではないかと期待しています。DX Suite を活用できる業務は、まだまだあると思います。ビリングセンター内で改善を検討、実施することはもちろんですが、広く社内での活用にも協力していきたいと思います。